Richtlinien zur E-Mail-Etikette

Dieser Abschnitt gibt einige einfache Richtlinien für die Umgangsformen bei elektronischer Post. Dabei werden keine bestimmten Maßregeln vorgegeben, sondern lediglich die Punkte herausgestellt, die in diesem Zusammenhang von Bedeutung sind. Dabei ist eine klare Aussagefähigkeit einer solchen Nachricht besonders wichtig - schließlich handelt es sich bei E-Mail um eine Form der Kommunikation. Die hier aufgeführten Punkte stammen aus einem im Internet weitverbreiteten Dokument und sind hier in keiner Weise sortiert oder bewertet worden.

Adressen und persönliche Namen
Betreffzeilen
Nachrichtenlänge, -inhalt und -format
Antworten
Signaturen
Höflichkeit
"Smileys " (Emotiogramme)
Zu guter Letzt

Adressen und persönliche Namen

Ein persönlicher Name ist ein beliebig gestaltbares Textfeld in den meisten E-Mail-Anwendungen, das an Ihre E-Mail-Adresse angehängt bzw. dieser vorangestellt wird. In Pegasus Mail stellen Sie diesen Text in den allgemeinen Einstellungen als Voller Name ein. Hierbei sollten Sie folgendes beachten:

• Geben Sie immer einen persönlichen Namen an, wenn Sie die Möglichkeit dazu haben - ein solche Name wird anderen helfen, Sie besser zu identifizieren als mit Ihrer Adresse (z.B. "Hans Mustermann" gegenüber "76543.623@compuserve.com").
• Verwenden Sie einen sinnvollen Namen - Einstellungen wie "Rat 'mal wer" sind eher lästig und verhindern Ihre Erkennung.
• Wenn Ihr Mail-System erlaubt, persönliche Namen beim Versenden von Nachrichten anzugeben, dann sollten Sie dies nutzen - ein "Postmaster" des Empfängersystems kann den gewünschten Empfänger so leichter identifizieren, wenn die Adresse falsch ist.

Betreffzeilen

• Geben Sie immer einen Betreff für Ihre Nachricht an. In fast allen Mail-Systemen werden die angekommenen Nachrichten zunächst nur mit dem Namen des Absenders und dem Inhalt der Betreffzeile angezeigt. Beim Auffinden oder Zuordnen von alten Nachrichten ist der Betreff meistens der einzige Hinweis auf den Inhalt, ohne daß man alle Nachrichten noch einmal komplett durchlesen muß.
• Achten Sie darauf, daß der Betreff den Inhalt Ihrer Nachricht möglichst treffend charakterisiert. Eine Nachricht an den technischen Support von WordPerfect mit dem Betreff "WordPerfect" ist zum Beispiel genauso nutzlos wie kein Betreff.
• Wenn Sie auf eine Nachricht antworten, aber in der Nachricht das Thema wechseln, ist es besser, auch den Betreff dieser Nachricht zu ändern oder sogar eine ganz neue Nachricht mit diesem Thema zu verfassen. Der Betreff ist üblicherweise das einfachste Kriterium, eine Diskussion über ein Thema zu verfolgen, und ein oder mehrere Themenwechsel unter gleicher Überschrift verwirren nur.

Nachrichtenlänge, -inhalt und -format

• Versuchen Sie, die Nachrichtenlänge dem Tenor der Unterhaltung anzupassen - wenn Sie nur eine kurze Anfrage an jemanden richten, dann sollte auch der Text der Nachricht kurz und prägnant sein.
• Der Inhalt einer Nachricht sollte so gut wie möglich zum Betreff passen. Wenn Sie noch auf ein anderes Thema verzweigen wollen, dann ist es meist besser, hierzu eine getrennte Nachricht mit entsprechendem Betreff zu schicken.
• Vermeiden Sie es, eine Nachricht in Blockbuchstaben zu schreiben - zum einen ist ein Text in Großbuchstaben schwer zu lesen und wird zum anderen in der Regel als Schreien empfunden. Versuchen Sie außerdem, sinnvolle Absätze zu bilden und auch die Satzlänge auf einem vernünftigen Maß zu halten.
• Verwenden Sie korrekte Syntax und Grammatik. Elektronische Post dient der Kommunikation und schlecht und fehlerhaft geschriebene Nachrichten sind für das Verständnis beim Empfänger nicht eben gut geeignet. Nur weil E-Mail ein schnelles Medium ist, heißt das noch nicht, daß man dort ruhig schlampen kann - leider wird dies hier nur allzu häufig getan. Wenn das, was Sie zu sagen haben, wichtig genug ist, um es zu schreiben, dann ist es auch wichtig genug, es ordentlich zu schreiben.
• Vermeiden Sie öffentliche Hetzreden ("Flames", "Flame War") - Nachrichten, die im Affekt geschrieben werden. Solche Nachrichten, die im Moment des Ärgers geschrieben werden, dienen nur dazu, einen Konflikt weiter eskalieren zu lassen und werden normalerweise anschließend bedauert. Wenn Sie sich über eine Sache ärgern, dann warten Sie lieber eine Weile und denken darüber nach, bevor Sie eine Schlammschlacht anzetteln (oder auch fortsetzen). (Hier ist eine gute Gelegenheit, sich erst einmal eine Tasse Kaffee zu machen...)
• Wenn Ihr Mail-System fortgeschrittene Formatierungen wie Fett- oder Kursivschrift für gesendete Nachrichten erlaubt, dann stellen Sie sicher, daß auch das Mail-Programm des Empfängers Ihrer Nachricht solche Formatierungen beherrscht. Zu der Zeit, in der diese Hilfe geschrieben wurde, war das bei den wenigsten Internet-Programmen der Fall, wenngleich sich dies ändern wird.
• Seien sie sehr vorsichtig mit dem Versenden von Kreditkartennummern über elektronische Post. Elektronische Nachrichten können auf Ihrem Weg zum Empfänger abgefangen werden und Kreditkartennummern sind bares Geld für skrupellose Betrüger.

Antworten

• Fügen Sie ausreichend Text der Originalnachricht in Ihre Antwort ein, um den Kontext wiederherzustellen. Rufen Sie sich ins Gedächtnis, daß elektronische Post nicht so unmittelbar wie ein Telefongespräch ist und daß der Empfänger sich nicht unbedingt sofort an den Vorgang erinnern könnte - besonders dann, wenn er täglich sehr viele Nachrichten erhält.
• Andererseits sollte man nur die signifikanten Stellen einfügen und nicht die gesamte alte Nachricht wiederholen. Hier gilt: so viel wie nötig, aber so wenig wie möglich. Es kann sehr lästig sein, wenn Sie in einer Antwort Ihre originale, fünfseitige Nachricht wiederfinden mit einem lapidaren "Ich auch" am Ende.
• Verwenden Sie eine optische Trennung zwischen dem von Ihnen in der Antwort neu geschriebenen Text und dem aus der Originalnachricht eingefügten Text - hierdurch ist eine Antwort erheblich leichter nachzuvollziehen. ">" ist die traditionell verwendete Markierung für zitierten Text, aber Sie können natürlich beliebige Abtrennungen verwenden, solange sie deutlich genug sind und konsequent angewendet werden.
• Achten Sie sorgfältig darauf, wohin Ihre Antwort adressiert wird. Es kann sehr peinlich sein, wenn Sie eine Nachricht beantworten, diese Nachricht aber nicht den Adressaten persönlich, sondern eine Mailingliste erreicht; auf jeden Fall ist eine persönliche Antwort auf eine Nachricht lästig für die anderen Listenteilnehmer.
• Fragen Sie sich, ob Ihre Antwort wirklich erwünscht ist - eine Antwort an eine Mailingliste, in der Sie nur "das denke ich auch" sagen, sollte vielleicht besser direkt an die Person, der Sie zustimmen, gesendet werden.

Signaturen

Eine Signatur ist ein kurzer Textblock, der an das Ende Ihrer Nachricht angehängt wird. Sie enthält normalerweise Ihre Anschrift oder ähnliche Informationen. Viele Mail-Programme können eine solche Signatur automatisch an all Ihre Nachrichten anhängen. Diese Abspänne sind eine hervorragende Idee, werden aber häufig auch mißbraucht.

• Verwenden Sie nach Möglichkeit immer eine Signatur. Stellen Sie dabei sicher, daß sie Sie treffend beschreibt und geben Sie auch alternative Kontaktwege wie Ihre Telefon- oder Faxnummer an. In vielen Systemen, speziell dann, wenn Ihre Nachricht durch Gateways gelaufen ist, ist die Signatur die einzige Information, an der der Empfänger überhaupt erkennen kann, wer Sie sind.
• Halten Sie Ihre Signatur kurz - vier bis sieben Zeilen Text sind eine gute Richtschnur für die Länge einer Signatur. Unnötig lange Texte verschwenden Bandbreite im Netz (besonders bei Nachrichten an eine Verteilerliste) und sind zumeist nur lästig.
• Einige Programme erlauben Ihnen, zufällig ausgewählte Texte an Ihre Signaturen anzuhängen ("variable Signaturen"). Normalerweise werden hier kurze Sinnsprüche oder witzige Bemerkungen untergebracht; dadurch läßt sich Ihre Nachricht auflockern. Sie sollten auch hier jedoch einige Regeln beachten:
  • Kürze. Ein Sinnspruch am Ende verlängert Ihre Signatur. Ein 5.000-wörtiges Zitat aus Kants "Kritik der reinen Vernunft" als Signatur wird Ihnen nicht viele Freunde bescheren.
  • Vermeiden Sie potentielle Beleidigungen: Die Geschmäcker sind verschieden und anzügliche, wenngleich scherzhaft gemeinte Sprüche könnten für bare Münze genommen werden. Jegliche Witze über Rasse, Religion oder Sexualität sollten strikt vermieden werden - wissen Sie genau, wer Ihre Nachricht liest?
  • Variable Signaturen sind normalerweise dann am besten, wenn sie amüsieren. Polemische Meinungskundgebungen zu Politik oder ähnlichen Themen werden viele Leser anwidern - aber ein Einzeiler, der jemanden zum Schmunzeln bringt, ist meistens willkommen.

Höflichkeit

Elektronische Post ist nichts anderes als zwischenmenschliche Kommunikation und als solche sind die Grundregeln der Höflichkeit hier nie fehl am Platze.

• Wenn Sie um etwas bitten, vergessen Sie nicht, auch "Bitte" zu sagen und wenn jemand etwas für Sie getan hat, tut es auch nicht weh, "Danke" zu sagen. Wenn dies auch trivial oder sogar belehrend wirkt, so ist es doch erstaunlich, wie viele Personen, die im täglichen Umgang sehr zuvorkommend sind, bei elektronischer Post plötzlich ihre Manieren zu verlieren scheinen.
• Erwarten Sie keine unmittelbare Antwort. Allein die Tatsache, daß Sie nicht sofort eine Antwort auf eine Nachricht erhalten, bedeutet noch lange nicht, daß Ihr Gegenüber Sie ignoriert und ist kein Grund für Anschuldigungen. Es könnte einfach sein, daß der Empfänger gar keine Zeit hatte, Ihre Nachricht zu beantworten oder sogar nur zu lesen.
• Behalten Sie immer im Hinterkopf, daß E-Mail kein sicheres Medium ist. Es ist nicht sehr weise, sehr persönliche oder sensitive Informationen über E-Mail zu schicken, es sei denn, sie verschlüsseln sie mit einem hinreichend guten Verschlüsseler. Denken Sie dabei auch an den Empfänger - Sie könnten nicht der einzige sein, dem es peinlich ist, wenn eine delikate Nachricht in die falschen Hände gelangt.

"Smileys " (Emotiogramme)

Elektronische Post ist nahezu so zeitnah wie eine Unterhaltung, aber ihr fehlt jegliche Form der Körpersprache, Gestik oder Mimik. Die "Internet-Gemeinde" hat schon vor Jahren eine Antwort auf dieses Problem gefunden - "Smileys". Diese Smileys sind eine Kombination aus wenigen ASCII-Zeichen, die ein Gesicht darstellen, wenn man den Kopf auf die Seite legt (üblicherweise nach links). Diese Gesichter können eine Vielzahl von Stimmungen ausdrücken.

Dies sind einige der wahrscheinlich am häufigsten verwendeten Smileys:

• :-) oder :) Ein lächelndes Gesicht - drückt in der Regel Amüsement aus oder soll einen Kommentar als lustig oder ironisch kennzeichnen (an dieser Stelle wird im englischen Sprachraum auch häufig "grin" oder einfach "g" geschrieben).
• :-( oder :( Ein trauriges Gesicht - drückt normalerweise Enttäuschung oder eine schlechte Nachricht aus.
• ;-) Ein zwinkerndes Gesicht - soll anzeigen, daß der Kommentar nicht ganz so ernst zu nehmen ist.
• ;-> "Dies war eine anzügliche Bemerkung".

Es gibt noch Hunderte andere, manche gut, manche schlecht erkennbar. Gerne werden auch persönliche Attribute eingesetzt, z.B.:

• 8-) "Ich bin Brillenträger"
• :-{) "Ich bin Bartträger"

Wenn man diese 'Emotiogramme' behutsam einsetzt, kann man den Unterton einer Nachricht besser ausdrücken, als reiner Text dies vermag. Setzt man sie jedoch wahllos an allen möglichen Stellen ein, verlieren sie ihre subtile Bedeutung.

Zu guter Letzt

Über all diesen technischen Feinheiten sollte man niemals vergessen, daß elektronische Post Kommunikation von Mensch zu Mensch ist. Wenn Sie eine E-Mail schreiben, lesen Sie sie noch einmal durch, bevor Sie sie absenden und fragen sich, wie Ihr Eindruck von diese Nachricht wäre, würden Sie sie gesendet bekommen. Alle Zeit, die Sie darauf verwenden, eine E-Mail klar und deutlich zu formulieren, ist gut angelegt - Sie sollten sich diese Zeit nehmen, wie Sie es auch bei einem Brief auf Papier tun würden.

Quelle:
Ich habe das Dokument von Dr. Heinz Lohmann (Sochow University, German Department, Taipei, Taiwan) erhalten. Dr. Lohmann teilte mir zur Herkunft mit: "Das Dokument stammt eigentlich aus der deutschen Hilfe-Datei zu Pegasus-Mail, aber der Autor sagt selbst, dass er es aus Material aus dem Internet zusammengestellt hat."

Zum Projekt "Interkulturelle Bewußtheit"
Zurück zur Hauptseite DaF an der TU Dresden!
Zuletzt bearbeitet: 06.03.2002/ Dr. Ulrich Zeuner