webmail am ZIH

[Webmail] +++ [SSL-Zertifikat] +++ [Bedienhinweise] +++ [Mails bearbeiten] +++ [Einstellungen] +++ [Verschlüsselung] +++ [Filter (Weiterleitung, Abwesenheit, Ausschlussliste, Positivliste)] +++  [Spamfilter] +++ [Adressbuch] +++ [Kalender] +++ [FAQ]

Aktuelles

Am 27.1. 2013 haben wir Webmail auf die aktulee Version Horde5 aktualisiert. Bitte beachten Sie die Hinweise zu Horde5 , insbesondere die Unterschiede zur hier beschriebenen alten Version.

Webmail

Nutzern, denen kein dediziertes E-Mailprogramm zur Verfügung steht, bietet das ZIH eine Weboberfläche zur Mailbearbeitung - unseren Webmailer.

Der Vorteil dieser Lösungen ist, dass man von jedem Ort der Welt mittels Webbrowser und Internetzugang folgende Möglichkeiten hat:

• Mails lesen, verschicken, filtern, in eigenen Ordnern ablegen
• Den Filter für unerwünschte Mails (Spam) anpassen
• Adressbuch
• Abwesenheitsnotizen verschicken (Urlaub, Dienstreise usw.)
• automatische Mailumleitung
• Kalender
• Aufgabenliste
• Bereich für Notitzen

Ein weiterer Vorteil ist, dass im Gegensatz zum eigenen Mailprogramm die Voreinstellung und Betreuung vom ZIH übernommen wird.

Die Webadresse unseres Webmailers ist

https://mail.zih.tu-dresden.de  

Zunächst ist ein Zertifikat zu akzeptieren (sämtliche Kommunikation mit dem Programm erfolgt verschlüsselt), dann mit Login und Passwort einloggen. In modernen Browsern ist dies bereits vorinstalliert, bei älteren Versionen kann man das Zertifikat dauerhaft hier bekommen, dann unterbleibt die Zertifikatswarnung beim Aufruf des Webmailers.
Die Fingerabdrücke des Zertifikats (notwendig zur SSL-Zertifizierung):
SHA1-Fingerprint: AA:CC:71:EC:8B:DC:EF:EB:C7:A7:5F:1F:6D:65:60:99:4D:2D:4E:46
MD5-Fingerprint:
FD:2E:F9:54:C3:DE:0C:71:E6:68:2F:50:6F:16:FF:61

Hinweise zur Ordnerstruktur:

• eine Kopie jeder weggeschickten Mail landet im Ordner sent-mail
• Entwürfe ( noch nicht fertig geschriebene Mails ) unter saved-messages
• es können nach Wunsch neue Ordner erstellt werden um die eingegangenen Mails nach eigenen Vorstellungen einsortieren zu können

Folgende Einstellungen sind durch uns vordefiniert, können aber bei Bedarf unter Einstellungen geändert werden:

Bedienhinweise

Grundlagen

Webmail ist ein Teil einer kompletten Web-Arbeitsumgebung. Diese Umgebung heißt "Horde". Die Weboberfläche ist so aufgeteilt, daß links das Horde-Menü ist und oben die Icons der gerade aktiven Anwendung (z.B. Webmail, Adressbuch...). Zum Wechseln zwischen den Anwendungen verwendet man die linke Menüleiste, zur Bedienung der Anwendung dient die obere Leiste.

Jede der Anwendungen (Horde, Webmail, Adressbuch) hat seine spezifischen Einstellungsoptionen und Personalisierungsmöglichkeiten. Im linken Menü unter Einstellungen findet man diese nochmals aufgeführt.

Schritt für Schritt

• Zunächst mit güligem Login und Passwort (ZIH) einloggen
• Es erscheint evtl. ein Wartungsfenster. Hier kann man bestimmte Aufgaben auswählen, die der Webmailer automatisch ausführt. Standardmäßig ist nur das monatliche Zusammenfassen aller gesendeten Mails als sent-mail-Monat-Jahr ausgewählt.
• Nach diesem Fenster erscheint evtl. ein Fenster, welches Sie auf neue Mail in Ihrer Posteingang hinweist. Sie können das bestätigen oder links unter Webmail auf Posteingang klicken. So gelangen Sie in die INBOX oder auch Posteingang. Das ist der Platz, wo zunächst alle eingehenden Mails ( außer ausgefilterten Werbemails s.u. ) gespeichert werden.
• Das Standardstartfenster ist die Horde-Oberfläche. Links im Menü kann man zur Webmail-Oberfläche schalten, unter Einstellungen (s.u.) kann man auch seine Startseite personalisieren oder eine andere Startseite festlegen.
  
• Im Webmailer stehen oben die Icons für wichtige Funktionen (Filter, Adressbuch, Abmelden usw.)
• Rechts oben kann man in einen anderen Ordner wechseln (um z.B. Kopien alter Mails anzusehen)
• Unter der Iconleiste - grau hinterlegt - bekommt man Informationen zur letzen Anmeldung und zum vorhandenen Plattenplatz
• Darunter ist nun das eigentliche Ordnerfenster (in unserem Fall der Ordner Posteingang) mit diversen Bedienelementen. Diese beziehen sich (außer Verstecke/Zeige gelöschte und Endgültig löschen) immer auf die ausgewählten Mails. Ausgewählt ist eine Mail, wenn im Kästchen ganz vorn ein Haken ist.
• Die Mails sind je nach Status (gelesen, neu usw.) farbig hinterlegt, um die Orientierung zu erleichtern

Mails

Lesen

Einfach die Mail (d.h. das Von oder das Betreff) im Ordnerfenster anklicken

Schreiben

Oben in der Iconleise Neue Nachricht klicken

Beantworten

Erst Mail zum Lesen öffnen (s.o.), dann Antworten klicken

Weiterleiten

Erst Mail zum Lesen öffnen (s.o.), dann Weiterleiten klicken. Mit Umleiten schickt man die Mail unverändert weiter.

Einsortieren

Mail mittels Klick in das quadratische Feld ganz links auswählen. Unter Nachricht nach einen passenden Ordner auswählen (Eigene Ordner erstellt man unter Ordner in der Iconleiste). Dann Verschiebe oder Kopiere klicken. Schneller in einen neuen Ordner  verschieben kann man, indem man sofort "Neuen Ordner" auswählt und dann verschieben klickt. Im erschienenen Fenster gibt man einfach den gewünschten Ordnernamen ein.

Löschen

Mail mittels Klick in das quadratische Feld ganz links auswählen. Löschen klicken. Hinweis: Mittels Verstecke/Zeige gelöschte kann man einschalten, ob man die gelöschten Mails sehen möchte oder nicht.In diesem Zustand kann man die Mails jederzeit wiederherstellen. Erst Endgültig löschen löscht die Mails unwiderruflich.

Einstellungen

Mittels Einstellungen kann man den Webmailer seinen eigenen Vorstellungen und Bedürfnissen anpassen. Neben persönlichen Einstellungen und Einstellungen zu individuellen Ordnern findet man hier viele weitere nützliche Möglichkeiten, die Arbeit mit dem Mailsystem zu vereinfachen.
In den Einstellungen des Webmailers findet man unter Persönliche Angaben Optionen zur Verwaltung mehrerer Identitäten, um verschiedenen Nachrichten verschiedene Absenderadressen und / oder verschiedene Signaturen zuzuordnen. Zum einen kann man im oberen Drop-Down-Menü auswählen, welche Identität die Standard-Identität ist, die beim Verfassen von neuen Nachrichten voreingestellt ist, zum anderen kann man im darunter befindlichen Drop-Down-Menü auswählen, welche Identität editiert werden soll, hinzugefügt werden soll oder gelöscht werden soll.
Weitere Personalisierungseinstellungen zum Aussehen des Webmailsystems findet man auch in den Einstellungen der Horde-Applikation. So kann es von Vorteil sein, die Breite des Horde-Menüs links zu erhöhen, um auch längere Beschriftungen vollständig lesen zu können. Dies findet man beispielsweise unter ANZEIGE-EINSTELLUNGEN der Horde-Applikation.

Digitale Unterschrift / Verschlüsselung

Weiterhin kann man in den Benutzereinstellungen des Webmailers S/MIME aktivieren, mit dem es möglich ist, digitale Unterschriften und verschlüsselte Nachrichten zu verfassen. S/MIME erlaubt geschützte Kommunikation, indem Nachrichten so verschlüsselt werden, dass diese nur vom Absender und den Empfängern gelesen werden können. Außerdem kann die Identität eines Absenders anhand einer digitalen Unterschrift überprüft werden. Beides zusammen hilft bei der Endeckung von Manipulationen und erlaubt den Empfängern festzustellen, ob die Nachricht nach dem Versenden verändert wurde. Wenn diese Einstellung aktiviert ist, können Sie Ihre persönlichen S/MIME-Schlüssel importieren, verschlüsselte Nachrichten lesen, digital unterschriebene Nachrichten überprüfen sowie ausgehende Nachrichten verschlüsseln und/oder digital unterschreiben.
Zetifikate kann man online beantragen und bei der Nutzerberatung des ZIH abholen. Nachdem bei der Nutzerberatung die Identität mit einem gültigen Personaldokument (Ausweis / Pass) nachgewiesen wurde, erhält man eine Mail, die alle nötigen Schritte erklärt. Zuerst müssen alle nötigen Zertifikate akzeptiert werden, um schließlich sein eigenes akzeptieren zu können.
Um dies dann in den Webmailer zu importieren, muss vorher noch im Browser das eigene Zertifikat in eine sogenannte PKCS12-Datei exportiert werden, die dann in den Webmailer unter Einstellungen - S/MIME importiert werden kann. Dabei ist es ratsam, die gewählten Passwörter nicht zu vergessen. Mit Mozilla Firefox geht man dazu unter Extras - Einstellungen... - Erweitert auf den Reiter Sicherheit und auf Zertifikate anzeigen. Das eigene Zertifikat exportiert man nun mittels des Befehls Backup. Die gespeicherte Datei kann man in den Einstellungen des Webmailers importieren.
Nun kann man beim Verfassen von Nachrichten im Menü Verschlüsselungseinstellungen (gleich unter der Eingabebox der Nachricht) neben PGP auch wählen, ob man digital unterzeichnen möchte, verschlüsseln möchte oder beides.
Zum verschlüsselten Versenden von Nachrichten benötigt man aber noch den öffentlichen Schlüssel des Empfängers der Nachricht.

Filter

Besonderes Augenmerk gilt dem Punkt Filter im Menü links unter Webmail. Hier findet man die voreingestellten Filter

Positivliste: Die hier aufgelisteten Adressen dürfen nicht ausgefiltert werden, man  kann die Mailadressen eintragen, die auf keinen Fall Spam sind. Der * ist als Platzhalter erlaubt, um ganze Adressbereiche als positiv zu markieren. Es sind maximal 50 Einträge möglich.
Beispiele:
MeineMama@gmx.de
*tu-dresden.de
Ausschlussliste: Liste der Adressen, die nicht im Posteingang landen sollen. Es sind maximal 50 Einträge möglich.
SPAM-Filter: Standardmäßig werden hier Werbemails in den Spamordner aussortiert, die durch den SpamAssassin der TU Dresden eine Wertung von 5 Sternen erhalten haben. Man kann weitere Kriterien hinzufügen, um die SPAM-Beseitigung effektiver zu gestalten. Weitere Hinweise gibt es hier .
Weiterleitung: Hier trägt man ein, an welche Adressen die eingetroffenen Nachrichten weitergeleitet werden sollen und ob Kopien im Posteingang behalten werden sollen.
Abwesenheit: Standardmäßig ist diese Funktion deaktiviert. Sie dient zur Erstellung einer Benachrichtigung ("Automatische Abwesenheitsbenachrichtigung"), die automatisch an an den Absender einer eingegangenen E-Mail versendet wird. Dabei ist darauf zu achten, dass alle Identitäten und eigene Adressen korrekt eingegeben sind (TU-Adresse - sofern vorhanden - sowie MAILBOX-Adresse).

Öffnen Sie Ihre Filterregelliste per Klick auf den Menüeintrag "Filter". Zur Bearbeitung der Abwesenheitsnachricht klicken Sie auf die Regel "Abwesenheit".

Tragen Sie alle E-Mailadressen, unter denen Ihr Postfach erreichbar ist (Mail-Alias) sowie den zu versendenden Nachrichtentext entsprechend den Vorgaben aus der "Mitteilung des Rektors 2/2011" ein.

Die Abwesenheitsmeldung wird aktiviert, indem Sie auf u.s. Link klicken. Eine erfolgreiche Aktivierung wird durch einen Haken in der Rubrik "Aktiviert" signalisiert.
Das Abstellen der Abwesenheitsbenachrichtigung erfolgt durch erneuten Klick auf u.s. Link und wird durch ein "X" angezeigt.

Grundsätzlich können weitere eigene Filterregeln erzeugt werden.
Im Gegensatz zum alten Webmailer werden die Filter nur auf einkommende Nachrichten angewendet, ohne dass der Nutzer die Filter manuell anwenden muss. Möchte man nachträglich Mails ausfiltern, so kann man die Suchfunktion verwenden und dem gewünschten Filter entsprechende Suchkriterien eingeben, um dann anschließend auf die markierten Nachrichten die gewünschten Aktionen anwenden.

Spamfilter

Spamfilter - Aktivierung

Das ZIH betreibt einen Spamfilter. Wenn Sie wünschen, dass Werbemails ausgefiltert werden sollen, müssen Sie dies im Webmailer unter "Filter - Spamfilter" einstellen. Es genügt bei "X-TUD-Spamlevel" 5 Sterne einzutragen, was standardmässig schon der Fall ist. Es wird hiermit darauf hingewiesen, daß in seltenen Fällen auch erwünschte Mails ausgefiltert werden. Sie können die aussortierten Mails jederzeit im Ordner +spamverdacht lesen. Der Spamfilter vergibt eine Trefferquote, wie wahrscheinlich eine Mail Spam ist. Empfohlener Wert ist hier 5 Sterne. Sinnvolle Werte liegen zwischen 2 und 7. Bei 2 werden die meisten Werbemails ausgefiltert, aber die Wahrscheinlichkeit steigt, daß auch erwünschte Mails aussortiert werden. Bei Spam-Level 7 werden weniger Werbemails aussortiert, aber nur ganz selten erwünschte Mails.

Adressbuch

Unter Adressbuch verbirgt sich ein einfaches Adressbuch. Dieses ist in der Lage andere Adressbücher in der Form CSV (kommagetrennte Werte) und auch anderer gängiger Formate zu importieren. Jedes moderne Mailprogramm sollte in der Lage sein diesen Dateityp zu exportieren.
Man kann Adressbücher auch exportieren, um sie in anderen Programmen zugänglich zu machen.

Sollen mehrere Adressen (sogenannte Adresslisten) unter einem Namen abgelegt werden, so geschieht dies unter der Funktion Liste: im Adressbuch vorhandene Kontakte werden markiert, unter Hinzufügen - zu einer Kontaktliste das Adressbuch auswählen, wo die Liste angelegt werden soll, und Hinzufügen erfragt dann den Namen der neuen Kontaktliste.
Wird nun eine neue Mail verfasst, so kann man diese Liste aus dem Adressbuch in die Empfängerzeile einsetzen, die Adressen darin sind für alle anderen Empfänger sichtbar.

Kalender

Eine weitere Funktion der Organisationsapplikation ist der Kalender. Wie schon aus der Vorgängerversion bekannt können hier Termine und Aufgaben eingetragen werden und zahlreiche Einstellungen vorgenommen werden. Die eingetragenen Daten können in eine Datei (iCal oder kommagetrennte Werte CSV) exportiert werden, um sie in anderen Programmen weiterverwenden zu können.
Auch der Import von Kalenderdaten ist möglich. So kann man seine Daten (die nicht automatisch übernommen werden) aus dem alten Webmailer exportieren in eine lokale Datei mit kommagetrennten Werten (CSV), um sie dann in den neuen Webmailer einzubinden. Dabei kann man wählen, ob der vorhandene Kalender überschrieben werden soll oder die Daten zu den schon vorhandenen hinzugefüt werden sollen.

FAQ

Hier habe ich häufig auftretende Probleme mit den zugehörigen Lösungsmöglichkeiten zusammengefasst.

Frage: Wie kann ich Mailordner oder E-Mails aus meinem lokalen Mailclient in den Webmailer bekommen?
Antwort: Neben der bekannten Funktion, vorhandene Mails aus dem Webmailer in eine MBOX-Datei zu exportieren, um sie in ein anderes Mailprogramm einzubinden gibt es jetzt auch die Möglichkeit, Mails aus anderen Mailprogrammen in den Webmailer zu importieren. Dazu wählt man im Webmailer unter Ordner die  Funktion "Nachrichten importieren", nachdem man einen Ordner markiert hat, in den die Nachrichten eingefügt werden sollen.

Frage: Mein Entwurf ist nicht im Ordner saved-massages

Antwort: Leider erfolgt bei Problemen mit Entwurf speichern keine Fehlermeldung . Bei wichtigen Entwürfen bitte nach dem Abspeichern und vor dem Schließen des Fensters, im Ordner saved-masseges kontrollieren, ob das Abspeichern funktioniert hat.