Übergabe von zu archivierendem dienstlichen Schriftgut an das Universitätsarchiv
[einschließlich elektronischer Datenträger, audiovisuelle Überlieferung, Bilddokumente]

Hinweise für die praktische Vorbereitung
Die MitarbeiterInnen des Universitätsarchivs beraten Sie bei allen Fragen der Schriftgutverwaltung, der Archivierung und der Anwendung des Aktenplanes. Grundlage für die Übergabe bzw. Übernahme von Schriftgut ist § 6 der "Ordnung zur Leitung und zum Betrieb des Universitätsarchivs der Technischen Universität Dresden" vom 26. März 1996.
Bei der praktischen Vorbereitung der Schriftgutübergabe bitten wir folgende Hinweise zu beachten:

Die Übergabe bzw. Übernahme von Schriftgut erfolgt nach  vorheriger  terminlicher Vereinbarung (Tel.: 33206).
Das Schriftgut ist nach Möglichkeit den Aktenordnern zu entnehmen. Dabei bleibt die innere Form, in der das Schriftgut aufgrund der Aktenablage gewachsen ist, erhalten. Der Inhalt eines Ordners bildet somit eine geschlossene Akteneinheit.    
Die Dicke einer Akte sollte nicht mehr als 6 cm betragen.  
Die einzelne Akteneinheit ist mit einem genormten Schutzdeckblatt und einem stabilen Bodenblatt zu versehen. Der Zusammenhalt der Akteneinheit wird durch eine geeignete Aktenbindung gesichert. Die genormten Schutzdeckblätter sind im Universitätsarchiv erhältlich bzw. über den [Link]  Formulare unten downloadbar.

• Das Deckblatt ist gut lesbar auszufüllen:
• • Aktenführende Stelle (Strukturbezeichnung)
  • Aktenplannummer (soweit vorhanden)
  • Aktentitel
  • zeitlicher Umfang
  • Aufzubewahren bis (Vorschlag)
  • Angabe der laufenden Nummer (indentisch mit der laufenden Nummer auf dem Ablieferungsnachweis)
    

Die Schriftgutübergabe erfolgt in Verbindung mit den Ablieferungsnachweisen. Die entsprechenden Vordrucke sind im Universitätsarchiv erhältlich bzw. über den [Link] unten downloadbar.

zusätzliche Hinweise
Vor Übergabe von Studenten- und Prüfungsakten oder Bestandteilen dieser Akten aus Prüfungsämtern oder Instituten ist das Universitätsarchiv, Frau Heymann, unter Tel. 36382 zu kontaktieren.
Wir bitten von einzelnen Abgaben durch Mitarbeiter abzusehen. Die Abgabe sollte durch die Struktureinheit (Dezernat, Sachgebiet, Institut etc.) regelmäßig an das Archiv erfolgen.

Übergabe dienstlichen Schriftgutes zur Vernichtung (Kassation)

• Die Vernichtung von dienstlichem Schriftgut, das für die laufende Aufgabenerledigung nicht mehr benötigt wird und das keine rechtliche, wissenschaftliche und historische Relevanz hat, erfolgt unter Beachtung des Datenschutzes durch das Universitätsarchiv. Eigenmächtige und willkürliche Kassationen sind gesetzwidrig.
• Die Vernichtung ist nachweispflichtig. Der protokollarische Nachweis über die zur Vernichtung vorgesehenen Unterlagen ist im Universitätsarchiv erhältlich bzw. über [Link] downloadbar. Dieser ist von der aktenführenden Stelle auszufertigen. Dem Universitätsarchiv ist eine Ausfertigung des Vernichtungsnachweises zuzustellen.

• Gesetze, Ordnungen und Regelungen 
• Formulare