Inhaltsverzeichnis
[1. Bezieht sich TUDo nur auf die Zentrale Universitätsverwaltung?]
[2. Ist TUDo ein reines ERP Projekt?]
[3. Schreibt die TU Dresden ein konkretes ERP-Produkt aus?]
[4. Bekommen dezentrale Einheiten Zugriff auf das zukünftige ERP-System?]
[5. Spielen die Kosten für die Lizenzen eine Rolle bei der Auswahl der ERP- und SLM-Software?]
[6. Können sich die Fakultäten und Zentralen Einrichtungen in das Projekt TUDo einbringen?]
[7. Können sich Studierende in das Projekt TUDo einbringen?]
[8. Gibt es das Projekt DoIT noch?]
[9. Warum bekommt mein Kollege / meine Kollegin die Projekt News nicht?]

Fragen und Antworten aus den Informationsveranstaltungen für die Fakultäten
[10. In manchen Fakultäten gibt es spezielle Software-Systemlösungen. Werden diese Lösungen alle durch die neue ERP- und SLM-Software ersetzt?]
[11. Wird das ERP-System ein Back-End-System sein oder ein komplett neues System?]
[12. Können mit dem neuen SLM-System auch fakultäts- oder schoolübergreifende Studiengänge verwaltet werden?]
[13. Stimmt es, dass die neuen Software-Systeme (ERP und SLM) nur von der Zentralen Universitätsverwaltung genutzt werden sollen?]
[14. Was bedeutet Controlling? Was macht ein Controller?]
[15. Ist durch die ERP- und SLM-Implementierung eine Verringerung der Rundschreiben möglich?]
[16. Wurden in der Prozessanalyse auch Prozessschritte und Akteure berücksichtigt, die sich außerhalb der TU Dresden befinden?]
[17. Stimmt es, dass durch das neue ERP- und SLM-System noch mehr Aufgaben von den Mitarbeitern erledigt werden müssen?]
[18. Wie passen die derzeit hohe Arbeitsbelastung mit der Mehrbelastung der Mitarbeiter durch das TUDo-Projekt und eine Software-Implementierung zusammen?]
[19. Steht die Universitätsleitung hinter dem Vorhaben, ein Personalentwicklungskonzept anzufertigen?]
[20. Bis wann werden die Entscheidungen zur neuen Struktur der Universität gefällt?]
[21. Wie flexibel werden die Strukturen innerhalb der Schools sein? Müssen alle Schools bestimmte Organisationsmodelle umsetzen?]
[22. Woher kommt der Begriff „School“ und was bedeutet er?]
[23. Wie wurde die Zuordnung der einzelnen Fakultäten zu den einzelnen Schools vorgenommen und wo kommen die Bezeichnungen für die Schools her?]
[24. Werden die Fakultäten jetzt abgeschafft?]
[25. Was ist ein Key User?]
[26. Woher kommen die Key User?]
[27. Was ist eine Rolle?]
[28. Ist eine Rolle das Gleiche wie eine Tätigkeitsbeschreibung?]
[29. Was kann ich in den neuen Systemen alles machen? Können alle Nutzer alle Daten einsehen und bearbeiten?]

     1. Bezieht sich TUDo nur auf die Zentrale Universitätsverwaltung?     Nein!
Das Projekt behandelt alle Verwaltungsprozesse und betrachtet diese aus einem End-to-End-Blickwinkel und nicht nach dem Ort, an dem bestimmte Prozessschritte ausgeführt werden. Prozesse werden also vom dezentralen Startpunkt, z.B. „SHK-Beschäftigung beantragen“, über die zentralen Verwaltungsabläufe, z.B. „Einstellung durchführen“, bis hin zum dezentralen Prozessende, z.B. „SHK ist an der Fakultät eingestellt“, betrachtet.

     2. Ist TUDo ein reines ERP  Projekt?     Nein!
TUDo beschäftigt sich mit einer Vielzahl von Themen, wie folgende Grafik zeigt. Abstrakter dargestellt (siehe Abb. "Ziele des TUDo-Projektes") beschäftigt sich TUDo mit:
-    den Prozessen der TU Dresden,
-    der Anpassung der Universitätsstrukturen und
-     IT-Themen, neben ERP und SLM: Netzwerkmanagement und Intranet.

Ziele des TUDo-Projektes

     3. Schreibt die TU Dresden  ein konkretes ERP-Produkt aus?     Nein!
Die TU Dresden muss aus vergaberechtlichen Gründen anbieterneutral ausschreiben und genau so werden die Vergabeunterlagen aufgebaut. Wir werden darauf achten, dass in den Leistungsbeschreibungen keine Fachtermini eines speziellen Softwareherstellers auftauchen. Allerdings nutzen wir zur anschaulichen Darstellung integrierter Standardprozesse gern die Erklärungen marktüblichen Softwareprodukte. Ebenso haben wir mit der Fakultät Wirtschaftswissenschaften fundiertes ERP-Know im Haus, auf das wir gern für Praxisdarstellungen zurückgreifen.

     4. Bekommen dezentrale Einheiten Zugriff auf das zukünftige ERP-System?    Ja!
Das ERP-System wird das führende System für Personal-, Finanz- und Facility-Management-Daten. Die dezentralen Verwaltungen werden Zugriff auf die Daten des Systems erhalten. Das neue ERP-System muss u.a. einen dezentralen und zentralen Zugriff beim Erstellen von Rechnungen und Mittelabforderungen sowie beim Steuern von Drittmittelprojekten unterstützen. Es kann jedoch sein, dass die dezentralen Einheiten über ein vorgeschaltetes System arbeiten. Die Bedarfe der Fakultäten werden bei der Aufstellung der Anforderungen an das System berücksichtigt, soweit diese sich in den Teilprojekten engagieren.

     5. Spielen die Kosten für die Lizenzen eine Rolle bei der Auswahl der ERP- und SLM-Software?     Ja!
Wir fordern von den potenziellen Anbietern eine Gesamtlösung, bestehend aus der Software (Lizenzen), der Wartung der Software und der Unterstützungsleistung für die Implementierung. Welcher Teil mit wie viel Prozent in die Gesamtbewertung eingeht und welche Kriterien wir zur Bewertung ansetzen, wird aus den Ausschreibungsunterlagen hervorgehen, daran arbeiten wir gerade. Grundsätzlich geht es uns darum als Gesamtpaket das Optimum zu bekommen, was in den seltensten Fällen die preiswerteste Lösung ist.

     6. Können sich die Fakultäten und Zentralen Einrichtungen in das Projekt TUDo einbringen?     Ja, jederzeit!
Wir freuen uns immer wieder, wenn wir Hinweise zu unserer Arbeit und den Arbeiten des Projektes TUDo direkt aus der Universität bekommen. Zögern Sie nicht das IKT  des Projektes anzusprechen. Die Kontaktdaten können Sie unserer Webseite entnehmen. Per E-Mail erreichen Sie uns unter: TUDo@tu-dresden.de.
Wir freuen uns, auch weiterhin so gut mit den derzeitigen Vertretern der Fakultäten und Zentralen Einrichtungen zusammen zu arbeiten.

     7. Können sich Studierende in das Projekt TUDo einbringen?     Ja!
Die Studierenden der TU Dresden bringen sich derzeit aktiv durch Vertreter des Studentenrates und den Fachschaftsrat der Informatik ein. Gesteuert wird die Mitarbeit über Herrn Marcel Sauerbier (lust@stura.tu-dresden.de). Bitte gehen Sie auf Ihn zu, wenn Sie als Studierender Interesse an der Mitarbeit im Projekt TUDo haben. Vorschläge können Sie uns aber auch direkt an TUDo@tu-dresden.de senden.

     8. Gibt es das Projekt DoIT noch?     Ja!
Die DoIT-Mitarbeiter für die Themen ERP und SLM sind als DoIT-Vertreter Vollzeit im Projekt TUDo tätig. Ein weiteres Projekt, an dem sich die DoIT-Gruppe federführend beteiligt, ist das Projekt Identitätsmanagement. Durch die Bündelung von zentralen Mitarbeitern der Projekte in der DoIT-Gruppe wird eine enge Abstimmung der Projekte auf allen Ebenen ermöglicht.

     9. Warum bekommt mein Kollege / meine Kollegin die Projekt News nicht?
Wenn Sie Mitarbeiter der TU Dresden oder Studierende kennen, die den Newsletter noch nicht haben, sich aber für das Projekt interessieren, dann leiten Sie diese Projekt News bitte weiter. Man kann sich übrigens bei uns (TUDo@tu-dresden.de) für die Newsletter anmelden oder diese auf unserer Webseite downloaden.

     10. In manchen Fakultäten gibt es spezielle Software-Systemlösungen. Werden diese Lösungen alle durch die neue ERP- und SLM-Software ersetzt?
Durch die Einführung der ERP- und SLM-Software sollen möglichst viele „Insellösungen“ durch diese integrierten Systeme ersetzt werden. Es ist aber nicht auszuschließen, dass bestimmte Speziallösungen weiter bestehen werden und ggf. durch Schnittstellen anzubinden sind.

     11. Wird das ERP-System ein Back-End-System sein oder ein komplett neues System?
Ausgeschrieben wurde ein komplett neues integriertes System.

     12. Können mit dem neuen SLM-System auch fakultäts- oder schoolübergreifende Studiengänge verwaltet werden?
Ja, diese Anforderung wurde in der SLM-Leistungsbeschreibung bedacht. Das Konzept zur Zugriffssteuerung (Rollen und Rechte) wird allerdings erst nach der Zuschlagserteilung erstellt.

     13. Stimmt es, dass die neuen Software-Systeme (ERP und SLM) nur von der Zentralen Universitätsverwaltung genutzt werden sollen?
Nein, das ERP-System und das SLM-System werden von allen dazu berechtigten Beteiligten in den Fakultäten, Zentralen Einrichtungen und der Zentralen Universitätsverwaltung genutzt werden können.

     14. Was bedeutet Controlling? Was macht ein Controller?
Controlling bedeutet Steuerung und umfasst die Planung und Kontrolle von Budgets, wie zum Beispiel Kostenstellen oder Drittmittelprojekte. Ein Controller ist einer Person, die diese Aufgaben (Rolle) in dem ihr zugewiesenen Bereich ausführt.

     15. Ist durch die ERP- und SLM-Implementierung eine Verringerung der Rundschreiben möglich?
Ja, durch die Einführung der ERP- und SLM-Software ist sicher eine Verringerung der Rundschreiben möglich, da softwareseitig bestimmte Regelungen getroffen werden können. Die Rundschreiben als Verwaltungsinstrument an sich wird es jedoch auch in Zukunft geben.

     16. Wurden in der Prozessanalyse auch Prozessschritte und Akteure berücksichtigt, die sich außerhalb der TU Dresden befinden?
Ja, es wurden auch die Prozesse beschrieben, bei denen nicht alle Aktivitäten an der TU Dresden ablaufen, bei denen aber der überwiegende Teil an der TU stattfindet (wie zum Beispiel Prozesse mit Einbindung von SIB, LSF oder TUDIAS).

     17. Stimmt es, dass durch das neue ERP- und SLM-System noch mehr Aufgaben von den Mitarbeitern erledigt werden müssen?
Nein, durch das neue ERP- und SLM-System werden die Mitarbeiter entlastet, u. a. indem periodisch auftretende Arbeiten mit hohen Fallzahlen automatisiert ablaufen. Dadurch können sich die Mitarbeiter mehr auf ihrem Fachwissen entsprechende beratende Tätigkeiten konzentrieren.

     18. Wie passen die derzeit hohe Arbeitsbelastung mit der Mehrbelastung der Mitarbeiter durch das TUDo-Projekt und eine Software-Implementierung zusammen?
Für die Implementierungsphase werden bestimmte Mitarbeiter zu gewissen Teilen von ihren eigentlichen Aufgaben freigestellt, um bei der Softwareeinführung zu unterstützen. Für das Tagesgeschäft dieser Mitarbeiter wird es eine Kompensation durch zeitlich befristet einzustellende neue Mitarbeiter geben.

     19. Steht die Universitätsleitung hinter dem Vorhaben, ein Personalentwicklungskonzept anzufertigen?
Ja, die Universitätsleitung unterstützt die Anfertigung und Umsetzung eines umfassenden Personalentwicklungskonzeptes, das sämtliche Mitarbeiter der TU Dresden berücksichtigt.

     20. Bis wann werden die Entscheidungen zur neuen Struktur der Universität gefällt?
Die neue Universitätsstruktur sollte bis Ende des Jahres 2011 feststehen, da sie beispielsweise für die Implementierung der ERP- und SLM-Software benötigt wird.

     21. Wie flexibel werden die Strukturen innerhalb der Schools sein? Müssen alle Schools bestimmte Organisationsmodelle umsetzen?
Nein, die Schools werden nicht zur Umsetzung einer bestimmten Struktur gezwungen. Die erarbeiteten und vorgestellten Organisationsmodelle sind Vorschläge und Angebote, wie eine School sinnvoll strukturiert werden kann. Im Detail hängen die Aufgaben auch von der Größe der einzelnen Schools ab, z. B. bezüglich der Ebenen und der Etablierung bestimmter Rollen innerhalb der School.

     22. Woher kommt der Begriff „School“ und was bedeutet er?
Der Begriff „School“ kommt aus dem Englischen und bedeutet „Schule“, kann aber auch synonym für Fakultät oder Universität verwendet werden. An der TU Dresden bezeichnet „School“ eine Gruppe von fachlich zusammenpassenden Fakultäten. Durch die Verwendung in der Antragsskizze zum Zukunftskonzept im Rahmen der Exzellenz-Initiative wurde der Terminus an der TU Dresden etabliert, für gut befunden und daher beibehalten.

     23. Wie wurde die Zuordnung der einzelnen Fakultäten zu den einzelnen Schools vorgenommen und wo kommen die Bezeichnungen der Schools her?
Die Zusammenstellung und Benennung der einzelnen Fakultäten erfolgte im Kernteam 1 der Exzellenz-Initiative (2011).

     24. Werden die Fakultäten jetzt abgeschafft?
Nein, die Fakultäten bleiben weiter bestehen. Allerdings können sich Aufgabenverschiebungen zwischen Fakultät und School ergeben. Für diese Ausgestaltung werden Vorschläge gemacht, die Umsetzung obliegt jedoch den einzelnen Schools. Für die Implementierung der ERP- und SLM-Software müssen die neuen Organisationsstrukturen feststehen, da sie in der Software abgebildet werden.

     25. Was ist ein Key User?
Ein Key User ist ein Hauptanwender für ein Software-System, der die System-Funktionalitäten und Prozesse in seinem Fachgebiet besonders gut und umfassend kennt. In der Implementierungsphase helfen die Key User die Software in ihrem Fachgebiet einzuführen und andere Anwender ihres Fachgebietes zu schulen. Nach der Einführung lernen Key User als erstes neue Funktionalitäten des Systems kennen und geben sie an die Endanwender weiter. Außerdem formulieren sie Weiterentwicklungswünsche oder können Systemanpassungen (z. B. interne Berichte) selbst vornehmen.

     26. Woher kommen die Key User?
Die Key User können aus der Zentralen Universitätsverwaltung, den Fakultäten und den Zentralen Einrichtungen kommen.

     27. Was ist eine Rolle?
Eine Rolle ist ein thematisch miteinander verbundenes Aufgabenpaket in geeigneter Komplexität. Rollen sind immer Personen zugeordnet.

     28. Ist eine Rolle das Gleiche wie eine Tätigkeitsbeschreibung?
Nein, Rollenbeschreibungen können aber für eine Tätigkeitsbeschreibung herangezogen werden.

     29. Was kann ich in den neuen Systemen alles machen? Können alle Nutzer alle Daten einsehen und bearbeiten?
Nein, die Sichtbarkeit und Bearbeitbarkeit bestimmter Daten hängt von einem fein differenzierten Konzept für Rechte und Rollen ab. Grundlage dafür wird das Rollenkonzept der TU Dresden sein, indem auf dessen Basis Rollen für die Software definiert werden, an die schließlich die Rechtevergabe gekoppelt ist.